آموزش امور مالی و شهریهٔ مدرسه

توی این آموزش، یاد می‌گیری شهریه‌ی مدرسه رو قسط‌بندی کنی، پول بگیری، و حساب‌وکتاب مدرسه رو داشته باشی. همه‌چیز روی چهار تا مفهومه: طرح شهریه، پرونده‌ی هر دانش‌آموز، دریافت، و هزینه. سندهای حسابداری هم خودش زیر کار ثبت می‌شه.

بخش یک: آماده‌سازی

از منوی کناری، «سیستم حسابداری» رو بزن؛ صفحه‌ی «امور مالی» باز می‌شه. بالای صفحه، سه تا دکمه همیشه هست: «دریافت پول»، «ثبت هزینه»، و «قسط‌بندی شهریه». زیرشون، زبانه‌ها: از «خلاصه»، تا «تنظیمات».

توی «تنظیمات»، صندوق و یه حساب بانکی از قبل ساخته شده؛ اسمش رو عوض کن، یا حساب دیگه‌ای اضافه کن. برای هر کدوم، «موجودی اول دوره» رو ثبت کن، تا موجودی‌ها از اول درست باشه.

بخش دو: قسط‌بندی شهریه

«قسط‌بندی شهریه» رو بزن؛ پنج مرحله داره، و تا مرحله‌ی آخر، چیزی ثبت نمی‌شه. با یه کلیک روی پایه، همه‌ی کلاس‌هاش انتخاب می‌شن؛ کسی که پرونده داره، کنار می‌مونه. مبلغ شهریه‌ی هر نفر رو بنویس؛ سرویس یا تغذیه هم دارید؟ از همین دکمه‌ها اضافه کن.

پیش‌پرداخت رو بده: درصدی از کل، یا یه مبلغ ثابت. تعداد قسط، و سررسید اولین قسط رو انتخاب کن؛ بقیه، همون روز در ماه‌های بعده. مبلغ‌ها گرد می‌شن، و باقی‌مونده می‌ره روی قسط آخر؛ همین کنار، پیش‌نمایش رو می‌بینی.

تخفیف برای همه، مثل پرداخت زودهنگام؛ یا برای یه دانش‌آموز خاص، مثل فرزند همکار. خواهر و برادرها رو، خودش از شماره‌ی مشترک ولی پیدا می‌کنه؛ ولی تا تو تأیید نکنی، تخفیفی نمی‌ده. توی «مرور»، دقیقاً می‌بینی برای کی، چه مبلغی صادر می‌شه.

این تنظیمات رو هم، به‌عنوان طرح ذخیره کن، برای سال بعد. حالا «صدور» رو بزن؛ برای هر نفر پرونده و سند ساخته می‌شه، و تعهدنامه‌ها آماده‌ی چاپه.

بخش سه: دریافت پول

«دریافت پول» رو بزن، و اسم دانش‌آموز رو بنویس. مبلغ قسط بعدی، خودش پره؛ با این دکمه‌ها، کل معوق یا کل مانده رو هم می‌تونی بگیری. روش پرداخت رو انتخاب کن؛ پایینش نوشته، پول روی کدوم قسط می‌شینه.

«ثبت و چاپ رسید» رو بزن؛ رسید شماره داره، و اگه بخوای، پیامکش هم برای ولی می‌ره. چک‌های اقساط رو، توی «چند چک» یه‌جا ثبت کن؛ برای هر قسط، یه ردیف آماده‌ست. بانک و صاحب حساب رو یه بار بنویس، و فقط شماره‌ی صیادی‌ها رو وارد کن.

تا چک وصول نشده، قسط «چک دارد» می‌مونه، نه «پرداخت شد». آخر روز، توی «دریافت‌ها»، جمع امروز رو به تفکیک روش می‌بینی؛ رسیدها رو هم یه‌جا چاپ کن. رسید اشتباه پاک نمی‌شه؛ از توی پرونده، با دلیل «ابطال» می‌شه.

بخش چهار: چک‌ها

توی «چک‌ها»، چک‌هایی که این هفته سررسید می‌شن، جلوی چشمته. چک رو بردی بانک؟ «سپردم به بانک». پولش اومد؟ «وصول شد»؛ و قسط، پرداخت‌شده می‌شه. اگه «برگشت خورد»، قسط دوباره معوق می‌شه؛ اشتباه زدی؟ «برگرداندن».

بخش پنج: پرونده‌ی هر دانش‌آموز

توی «دانش‌آموزان»، وضعیت همه رو می‌بینی؛ با این فیلترها، مثلاً فقط معوق‌ها رو ببین. روی هر نفر بزن؛ پرونده‌ش باز می‌شه: جدول اقساط، و وضعیت هر قسط. با «ویرایش»، مبلغ یا تاریخ یه قسط رو عوض کن؛ هر تغییر، توی سابقه می‌مونه.

با خانواده‌ای قرار گذاشتی دیرتر بده؟ «یادآوری نکن تا…» رو بزن.

بخش شش: یادآور و معوق‌ها

«یادآور خودکار» از اول روشنه، با اعلان اپ، که رایگانه؛ پیامک رو هم، اگه بخوای روشن کن. پیش‌فرض، سه روز قبل و سه روز بعد از سررسیده؛ قسط پرداخت‌شده یا چک‌دار، یادآوری نمی‌گیره. و خانواده، روی گوشیش، اعلان یادآور شهریه رو می‌گیره.

توی «خلاصه»، معوق‌ها رو می‌بینی؛ «یادآوری به همه» رو بزن. قبل از ارسال، می‌گه به چند خانواده اعلان می‌ره، و چند تا پیامک.

بخش هفت: هزینه، صندوق و بانک

«ثبت هزینه» رو بزن؛ مبلغ رو بنویس، و بابت چی بوده رو انتخاب کن. از کدوم صندوق یا حساب پرداخت شده؟ عکس فاکتور رو هم پیوست کن، و «ثبت». درآمد دیگه، یا جابه‌جایی پول بین صندوق و بانک هم، توی همین پنجره‌ست.

توی «صندوق و بانک»، موجودی هر حساب، و هر واریز و برداشتش رو می‌بینی.

بخش هشت: گزارش‌ها و دسترسی

توی «گزارش‌ها»، گزارش‌های شهریه هست: وصول هر کلاس، معوقه‌ها، پیش‌بینی دریافت. و دفترهای حسابدار: تراز آزمایشی، دفتر روزنامه، سود و زیان؛ همه با خروجی اکسل. لازم نیست رمز مدیر رو به کسی بدی؛ توی «تنظیمات»، یه همکار رو «مسئول مالی» کن.

«کامل» یعنی ثبت و ویرایش؛ «مشاهده»، فقط دیدن، مثلاً برای حسابدار. هر روز، از «خلاصه» شروع کن: معوق‌ها، سررسیدهای این هفته، و موجودی صندوق و بانک. همین! حساب‌وکتاب مدرسه، ساده‌تر، منظم‌تر، مطمئن‌تر.