آموزش میز مشاور برای مشاور مدرسه

مدیر مدرسه شما را «مشاور مدرسه» کرده است؛ از این پس، «میز مشاور» در اپ و پنل وب، مال شماست. در این آموزش، کار یک مشاور را از اول تا آخر، قدم‌به‌قدم می‌بینیم. در اپ، کاشی «میز مشاور» را می‌بینید؛ در پنل وب هم، در منوی «مشاوره».

اول، وقت‌های خود را بچینید: در پنل، زبانهٔ «وقت‌های من». برای هر روزی که در مدرسه هستید، «افزودن بازه» را بزنید: از چه ساعتی تا چه ساعتی، نوبت‌های چند دقیقه‌ای، حضوری یا تلفنی، و مکان. دانش‌آموزان فقط از همین نوبت‌ها وقت برمی‌دارند. روزی را که در مدرسه نیستید، با «بستن یک روز» ببندید، و «ذخیرهٔ وقت‌ها» را بزنید.

وقتی دانش‌آموز یا خانواده‌اش درخواست مشاوره می‌دهد، پوش «درخواست تازهٔ مشاوره» برای شما می‌آید. بالای «میز مشاور»، شمار کارها را می‌بینید: در انتظار، فوری، نوبت امروز، و پیگیری. در بخش «درخواست»، کنار هر درخواست موضوع، منبع و وقت خواسته‌شده نوشته شده است؛ و درخواست‌های فوری، اول می‌آیند.

درخواست محرمانه را فقط شما می‌خوانید؛ حتی خانواده در اپ خود، موضوع و متن آن را نمی‌بیند. «تأیید» را بزنید: وقتی که دانش‌آموز خواسته، از پیش انتخاب شده است. اگر بخواهید پیام کوتاهی بنویسید، و «تأیید این وقت» را بزنید. اگر آن وقت مناسب نیست، با «وقت دیگر»، روز و ساعت دیگری پیشنهاد دهید. اگر درخواست را نمی‌پذیرید، با «رد»، دلیلش را بنویسید؛ دانش‌آموز و خانواده آن را می‌بینند.

در هر حال، دانش‌آموز همان لحظه پوش می‌گیرد؛ و یک ساعت پیش از نوبت هم، یادآوری. پس از دیدار، روی همان نوبت «ثبت جلسه» را بزنید. اگر دانش‌آموز نیامد، «نیامد»؛ و برای لغو، «لغو نوبت». ارجاع معلمان هم در همین صف می‌نشیند، با نام معلم و فوریت: عادی، زود یا فوری.

شما هم می‌توانید دانش‌آموزی را فرا بخوانید: در پرونده‌اش «دعوت» را بزنید، موضوع و یک وقت را انتخاب کنید، و «فرستادن دعوت». دانش‌آموز فقط روز و ساعت را می‌بیند، نه موضوع را. در «ثبت جلسه»، نوع جلسه، مدت و موضوع‌ها را انتخاب کنید. هر جلسه سه لایه دارد، و کنار هر لایه، خوانندهٔ آن نوشته شده است.

«یادداشت محرمانه» فقط برای شماست؛ مدیر و معاون هم آن را نمی‌بینند. این بخش، عمداً میکروفن ندارد. «خلاصه برای مدیر» اختیاری است: یک یا دو جمله، بی‌جزئیات خصوصی. «توصیه به معلم» فقط به معلمانی می‌رسد که انتخاب می‌کنید؛ و «توصیه به خانواده» در اپ دانش‌آموز دیده می‌شود.

در پایان، «پیگیری بعدی» و «نتیجه» را بزنید: ادامه، پایان یا ارجاع؛ و «ذخیرهٔ جلسه». پروندهٔ هر دانش‌آموز، جلسه‌ها و درخواست‌های او را یک‌جا دارد، با تاریخ پیگیری بعدی. یادداشت محرمانه بسته می‌ماند تا روی آن بزنید؛ هر بار باز کردنش ثبت می‌شود.

«خلاصهٔ هوشمند» از دادهٔ سامانه، مثل نمره‌ها و حضور، ساخته می‌شود؛ یادداشت‌های مشاوره به هوش مصنوعی نمی‌رود. هر روز، کار را از بخش «امروز» شروع کنید: نوبت‌های امروز، درخواست‌هایی که بیش از سه روز بی‌پاسخ مانده‌اند، و پیگیری‌های سررسیده. برای هر پیگیری، «دعوت» را بزنید؛ یا اگر انجام شده است، «پیگیری تمام شد».

روزهایی که وقت دارید، ساعت هفت و نیم صبح هم پوشی بی‌نام می‌آید؛ مثلاً: «امروز ۳ نوبت و ۲ پیگیری دارید». «نشانه‌ها» از دادهٔ خود مدرسه، کسانی را نشان می‌دهند که شاید کمک لازم دارند. غیبت و تأخیر پی‌درپی، افت نمره، مردودی، انضباط منفی و ارجاع‌های پی‌درپی، همه نشانه حساب می‌شوند. هر ردیف دلیلش را می‌گوید، و آخرین دیدار با مشاور را. «دعوت» را بزنید، یا «دیدم، فعلاً نه»؛ آن دانش‌آموز سی روز پنهان می‌شود، و اگر بدتر شود، زودتر برمی‌گردد.

نشانه یادآوری است، نه تشخیص؛ و اطلاعات خانوادگی هرگز نشانه نیست. آستانهٔ هر نشانه را در پنل، با «تنظیم نشانه‌ها» تغییر دهید. اگر با موردی جدی روبه‌رو شدید، در پروندهٔ دانش‌آموز «مورد خطر» را بزنید. نوع مورد را انتخاب کنید، و در یک تا سه جمله، آنچه دیده‌اید و کار فوری را برای مدیر بنویسید.

اگر آزار از سوی خانواده است، «خانواده خبردار نشود» را روشن کنید. با «ثبت و خبر به مدیر»، مدیر و همهٔ معاونان همان لحظه پوشی بی‌نام می‌گیرند؛ کارت مورد را با خلاصهٔ شما می‌بینند، نه یادداشت جلسه را. چک‌لیست کنار پرونده می‌ماند: تماس با خانواده، ارجاع به مرکز مشاورهٔ آموزش و پرورش، اورژانس اجتماعی ۱۲۳ در صورت لزوم، ثبت در نماد، و جلسهٔ پیگیری.

شما و مدیر هر بند را که انجام شد تیک می‌زنید. اگر بیست‌وچهار ساعت هیچ بندی تیک نخورد، یادآوری می‌آید. بستن مورد فقط با شماست، با یک یادداشت پایانی. کارهای نشسته را در پنل انجام دهید: پروندهٔ وب، «شناسنامهٔ مشاوره‌ای»، «ارجاع‌ها» به بیرون از مدرسه، و «پروندهٔ سامانه» را هم دارد. با «چاپ پرونده» هم می‌توانید پرونده را چاپ کنید؛ یادداشت محرمانه و شناسنامه در هیچ چاپی نیست.

زبانهٔ «گزارش»: جلسه‌ها، دانش‌آموزان دیده‌شده، درخواست‌ها، میانهٔ انتظار و موضوع‌ها؛ برای این ماه، نیم‌سال یا سال تحصیلی، و آمادهٔ چاپ. مدیر همین گزارش را بی‌نام می‌بیند. پس: وقت‌ها را بچینید؛ هر روز از «امروز» شروع کنید؛ جلسه را همان روز ثبت کنید؛ و نشانه‌ها را جدی بگیرید.