بسیاری از مدارس شهریه و اقساط را هنوز در دفتر کاغذی یا اکسلِ دست‌ساز نگه می‌دارند. این فایل اکسل رایگان دفتر دریافت شهریه را مرتب می‌کند: برای هر دانشآموز شهریه، تخفیف و تا چهار قسط ثبت می‌کنید و مبلغ قابل پرداخت، جمع پرداختی، مانده و وضعیت (تسویه، بدهکار، پرداخت‌نشده) خودکار حساب میشود.
دانلود فایل اکسل دریافت شهریه
فایل سه برگه دارد: «دریافت شهریه» برای ثبت اطلاعات، «خلاصه» برای وضعیت کلی، و «راهنما». ستون‌هایی که سرتیتر آبی دارند را پر می‌کنید و ستونهای خاکستری با فرمول حساب میشوند. یک ردیف نمونه هم در فایل هست تا شکل درست ورود اطلاعات را ببینید.
- شهریهٔ مصوب، تخفیف و مبلغ قابل پرداخت هر دانشآموز
- چهار قسط با مبلغ و تاریخ شمسی
- جمع پرداختی، مانده و وضعیت خودکار: تسویه، بدهکار یا پرداخت‌نشده
- برگهٔ خلاصه: جمع دریافتی، جمع مانده، درصد وصول و تعداد بدهکاران
- آماده برای ۲۰۰ دانشآموز، با فیلتر و سرستون ثابت
دفتر مالی مدرسه چه چیزهایی باید داشته باشد؟
دفتر مالی خوب به هر سؤال مالی در چند ثانیه جواب می‌دهد: این دانشآموز چقدر بدهکار است؟ این ماه چقدر دریافت کرده‌ایم؟ چه کسانی هیچ قسطی نداده‌اند؟ برای این کار، چند قاعدهٔ ساده کافی است.
- برای هر دانشآموز فقط یک ردیف؛ تکرار نام، جمع‌ها را خراب می‌کند.
- هر دریافت با مبلغ و تاریخ ثبت شود، نه فقط جمع نهایی.
- شهریه را از هزینه‌های دیگر مثل کتاب، سرویس و غذا جدا نگه دارید.
- برای هر دریافت رسید بدهید و شمارهٔ رسید را در توضیحات بنویسید.
- مانده را دستی تایپ نکنید؛ بگذارید فرمول حساب کند.
دفتر حسابداری مدرسه: فراتر از شهریه
شهریه فقط سمت دریافت‌های مدرسه است. مدرسه پرداخت هم دارد: حقوق، قبوض، خرید و تعمیرات. اگر هنوز با اکسل کار می‌کنید، یک برگهٔ جدا با ستونهای تاریخ، شرح، دسته و مبلغ برای پرداخت‌ها بسازید تا جمع دریافت و پرداخت هر ماه کنار هم دیده شود.
برای آشنایی با جزئیات حسابداری مدرسه، راهنمای نرم‌افزار حسابداری و شهریهٔ مدرسه را هم بخوانید.
محدودیت‌های اکسل برای امور مالی مدرسه
اکسل برای شروع خوب است، اما با بزرگ‌شدن مدرسه چند مشکل پیش می‌آید:
- یک فایل مشترک برای چند نفر؛ نسخه‌های مختلف و رونویسی تصادفی
- بدون سابقهٔ تغییرات؛ معلوم نیست چه کسی کدام عدد را عوض کرده است
- بدون اتصال به پروندهٔ دانشآموز، کلاس، نمرات و حضور و غیاب
- والدین وضعیت حساب فرزندشان را نمی‌بینند و باید تماس بگیرند
- ثبت دستی هر دریافت، احتمال خطا را بالا می‌برد
چه زمانی سراغ نرم‌افزار حسابداری مدرسه برویم؟
وقتی بیش از یک نفر با امور مالی کار می‌کند یا پیگیری بدهکاران وقت زیادی می‌گیرد، نرم‌افزار به‌صرفه‌تر از اکسل است. در بخش مالی و حسابداری پارس آموز، حساب بدهکار و بستانکار هر دانشآموز و معلم نگه داشته میشود، تراکنش‌ها دسته‌بندی میشوند (شهریه، کتاب، آزمون، غذا)، ثبت گروهی برای یک کلاس انجام میشود و گزارش مانده هر شخص همیشه آماده است.
برای دیدن همهٔ امکانات و مقایسه، صفحهٔ نرم‌افزار حسابداری و شهریهٔ مدرسه را ببینید.
جمع‌بندی
با این فایل اکسل رایگان، دفتر دریافت شهریهٔ مدرسه در چند دقیقه مرتب میشود: هر قسط یک ستون، مانده و وضعیت خودکار، و یک خلاصهٔ آماده برای مدیر. هر وقت امور مالی برای اکسل بزرگ شد، همین داده‌ها را می‌توانید به نرم‌افزار منتقل کنید.